Основы

Грамотная организация работы – это главная задача руководителя.
Как машина не сможет ехать нормально на двух колесах, так и не стоит надеяться, что собрав хорошую команду, она сможет работать просто так. 

Сегодняшний урок будет очень объемным. Мы разберем какие документы необходимы для работы, как ставить задачи сотрудникам, принцип и частотность собраний, как ставить планы, хвалить и ругать сотрудников и вводить в команду новичков.

Начнем с основ. Для того, чтобы бизнес работал как часы, нужно будет создать базовые документы, которые помогут всем членам команды понимать, что вообще происходит в компании. Какой существует алгоритм работы. Кто чем занимается и на какой стадии идет решение той или другой задачи. 

Описание бизнес процессов и почему это важно:

Создав описание бизнес процессов вы упростите себе жизнь. Когда все задачи прописаны, вы экономите свое время на обучении новичков и вас не будут отвлекать по каждому вопросу.

Как описываются бизнес процессы:

1) Опишите от имени рассказчика свою работу. Например, приходит клиент, мы заполняем бриф и т.д., пропишите все шаги от и до.

2) Описывайте шаги подробно и простым языком, как все должно происходить,если вас нет рядом.

3) Пропишите структуру команды. Кто работает, кто за что отвечает. 

4) Создайте чек-листы, которые связывают процессы между собой. Кто что делает, в какие сроки, кому передает задачу дальше. 

5) Составьте должностные инструкции, чтобы каждый сотрудник понимал, за что и на каком этапе несет ответственность. 

Какие документы вам могут понадобиться 

• Реестр продуктов которые существуют в вашей компании

• Реестр документов и скриптов
• Реестр клиентов
• Реестр служб/поставщиков
• Принцип работы с клиентами
• Планирование крупное и мелкое 
• Алгоритмы бизнес процессов
• Графики продаж / встреч с клиентами / выхода новых материалов
• Текущие задачи, кто над ними работает и на какой стадии выполнение
• Новые идеи и предложения по улучшению существующих процессов
• Детализирование крупных задач 

КТО ДОЛЖЕН СОЗДАВАТЬ ДОКУМЕНТЫ

• Базовые файлы создает лидер. Именно лидер определяет структуру и порядок работы 
• Второстепенные файл создают сотрудники 

В первое время не углубляйтесь в “красоту документа”. Создавайте его так, как вы считаете правильным, в процессе работы документы оптимизируются и постепенно вы доведете их “до ума”

Важно! Всегда делайте копию главных документов! 

Документ с текущими задачами несет в себе несколько смыслов: 

• Все видят кто за что отвечает 
• Все видят сроки и статус выполнения задач, где тормозятся процессы, у кого сколько задач, кто работает медленнее, а кто быстрее
• Вы, как лидер, всегда “держите руку на пульсе”, можете скорректировать количество задач у своих сотрудников или, заметив проблему, провести беседу и выяснить, почему задача тормозиться. 

Документ с текущими задачами – это ваше спокойствие за происходящее в фирме! 

Важно приучить сотрудников сразу вносить изменения в документ с текущими задачами – выполнил – отметил.

Что контролирует лидер? 

Срок, цель, ресурсы – три пункта, по которым проверяется работа команды.
Контролировать надо эти три критерия, а не каждый шаг в работе команды. 

Как вносить задачи в документ: 

1. Все задачи вносятся по мере возникновения в голове, затем структурируются, ставятся сроки, детали назначают ответственных. Задачи может ставить не только руководитель. Сотрудник может поставить задачу себе или своему помощнику. 
2. Ключевые сроки и (срок конечного продукта) темп всегда задает лидер!
3. Рабочий процесс и сроки отчетов расписывает ответственный за задачу сотрудник. 

Проще говоря.
Конечный срок задачи должен поставить лидер.
План выполнения и сроки выполнения каждого пункта ставит сам сотрудник.
Вы не контролируете процесс выполнения пристально, но вы должны получить готовую задачу в срок, который назначили.